Desde que soy mamá en casa el tema de la productividad ha sido un DESAFÍO. Estamos tan acostumbrados a que nos digan qué hacer y cuándo hacerlo (horarios de clases, de trabajo, tareas/objetivos que cumplir para cierta fecha, etc) que, al recibir la libertad de manejar el tiempo y las tareas a mi gusto, colapsé un poco.
Al inicio no fue un gran problema porque mi único objetivo era disfrutar al máximo a mi bebé, pero cuando me propuse ser emprendedora y trabajar en casa, tuve que dar un giro de 180° para desarrollar la DISCIPLINA que necesitaba para hacer que las cosas sucedieran.
Todas disfrutamos de las mismas 24 horas, pero por alguna razón, cuando trabajamos en casa y somos las encargadas de nuestras rutinas y nuestra organización del tiempo, tenemos la FALSA idea de que tenemos DEMASIADO TIEMPO LIBRE. Claro que tenemos FLEXIBILIDAD, ese es el punto y objetivo máximo de todo emprendedor (especialmente las mompreneurs). Pero eso no significa ni más horas, ni más tiempo para hacer cosas como salir a tomar café con las amigas, o ir al súper o al gimnasio, o hacer cosas de la casa, o ver redes sociales. Debemos limitarnos las distracciones para lograr dedicarle el tiempo que nuestro emprendimiento necesita para crecer, de lo contrario, solo tendremos un hobby.
Por tanto, crear esa ESTRUCTURA, ese SISTEMA que nos ayude a sacarle el mayor provecho a nuestras 24 horas es un REQUISITO para lograr ser más PRODUCTIVA.
Una de las herramientas que más me ayudó a mi en un inicio fue visualizar mi NEGOCIO IDEAL y MI DÍA IDEAL. Tomé un tiempo a solas para hacer introspección sobre qué era lo que anhelaba, cómo quería que fuera mi vida y mis días.
A qué hora inicia mi día. Cuáles son aquellas actividades/rutinas no negociables: jugar con Julián, desayunar juntos, hacer ejercicio, ver el atardecer, comer saludable, etc. En qué momento voy a trabajar (¿cuáles son mis horas más productivas?), cuántas horas voy a trabajar diariamente, dónde voy a trabajar, cómo voy a trabajar (virtual, presencial, etc), ¿tendré un equipo de trabajo?, ¿cómo me comunicaré con ellos? ¿Quiénes serán mis clientes?, etc. ¿Qué quiero cambiar de mis rutinas actuales? ¿Cómo me sentiría al terminar el día? ¿Qué haría antes de irme a dormir? ¿A qué hora voy a dormir? ¿Cuánto dinero me gustaría ganar mensualmente?…. etc, etc, etc.
Podés repetir este ejercicio las veces que sean necesarias hasta que tengas una idea más clara sobre lo que querés alcanzar. Una vez que tenés una idea más o menos clara de cómo sería ese día IDEAL, escribilo. Tratá de ser súper descriptiva y tené esta información a mano 🙂 te servirá leerla cuando tengás días dispersos para volver a motivarte y mantenerte disciplinada.
Y ahora sí, si ya sabés cómo se ve tu día ideal, te doy algunos tips básicos para ser muy productiva y alcanzar todas las metas que te acercarán a lo que viste en esa visualización:
1. MEDÍ CUÁNTO TIEMPO TENÉS.
Uno de mis mantras en mi último trabajo como ingeniera de mejora continua era una frase de William Thomson :
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
Según esto, si no sabés bien cuánto tiempo tenés disponible y en qué lo gastás actualmente, es difícil que logrés mejorar el cómo organizás tu tiempo. Entonces lo primero que te aconsejaría es MEDIR.
Cuánto tiempo estás durmiendo, cuánto gastás haciendo las cosas de la casa, viendo TV, en redes sociales (algunos celulares tienen la opción de ver cuánto tiempo inviertes en redes sociales o incluso las mismas redes como Instagram ahora te dicen cuántas horas en promedio pasás conectado en esa red), cocinando, manejando, etc.
Una vez que tengás esta información podés identificar oportunidades de mejora. Si ves 2 horas de TV al día, probá reducir a la mitad ese tiempo y definir qué uso más productivo le podés dar a esas 5 horas por semana. Si te das cuenta que todos los días manejás en total 1 hora podrías plantearte escuchar podcasts de temas que te interesen o te motiven. O si ves que todos los días gastás mucho tiempo cocinando, podrías buscar opciones como hacer meal prep, un menú semanal, etc; que te ayuden a ahorrar tiempo en la cocina.
2. PLANEÁ TU SEMANA
Si no hago esto mi semana es literalmente un CAOS.
Así que todos los domingos me siento 30 minutos sola y full enfocada en revisar las tareas que me quedaron pendientes de la semana anterior y escribo las tareas que necesito hacer la siguiente semana. TODO: las clases particulares de Julián, citas médicas, playdates, reuniones, informes, idas al súper, tareas de limpieza, todo.
No dejo nada por fuera. Podés usar códigos de colores para diferenciar los pendientes de tu hijo, los personales, los del hogar y del trabajo.
Si no está escrito, es casi fijo que lo voy a olvidar. Por tanto, mantengo a mano mi agenda y trato de revisarla antes de ir a dormir para hacer los ajustes necesarios, pero sobre todo para mentalizarme desde la noche anterior y dejar todo listo para el siguiente día.
Este sistema me permite balancear mi semana para no morirme de ansiedad. Puedo agrupar tareas compatibles, por ejemplo, si tengo varias reuniones las puedo agendar el mismo día así aprovecho la salida de casa, puedo pasar al súper en algún tiempo muerto, o hacer cualquier otro mandado como entregar bultos, pasar al banco o cualquier otra gestión que requiera salir de casa. O si tengo alguna cita médica aprovecho los tiempos de espera o “tiempos muertos” para realizar llamadas, buscar información que necesito para algún artículo, hacer pagos, revisar el menú, ajustar tareas de la lista, etc. Y aunque no aconsejo el multitasking, si estoy trabajando en casa aprovecho algunos breaks para poner la lavadora por ejemplo o descongelar algún alimento para la cena, etc. Esto solo lo logro cuando tengo visibilidad de toda mi semana y me sirve para ser súper productiva y tener el mayor tiempo posible de disfrute y descanso.
“Cada minuto que inviertes planeando te ahorra 10 minutos ejecutando.”
Brian Tracy
3. PRIORIZÁ Y DIVIDÍ LAS TAREAS
Cuando tengo todo escrito es más fácil visualizar la semana y analizar cuál debe ser el ENFOQUE DE LA SEMANA. Es decir, cuál es el objetivo más importante de mi semana. Mi agenda me permite incluso poner un enfoque en cada día. Esto es súper importante porque me permite no solo PRIORIZAR si no también DIVIDIR aún más mis tareas en acciones sencillas y alcanzables.
Por ejemplo, si la tarea que escribís para el lunes es “Registrar mi marca”, probablemente te sonará muy complejo y abrumador, y terminarías procrastinando esta actividad, aunque sea muy importante. Sin embargo, si el lunes aparece “Obtener los formularios necesarios para registrar mi marca”, probablemente lo habrás completado en las primeras horas de la mañana y estarás un pasito más cerca de tu meta.
Por otro lado, cuando veo que alguna de las tareas que anoté no corresponde a ninguno de mis objetivos o no es relevante, la anoto en otra sección de mi agenda para no perderla de vista pero que tampoco me genere “ruido” en mi plan semanal.
Los expertos aconsejan que diariamente, a nivel laboral, nos deberíamos enfocar únicamente en 1 o máximo 2 tareas. Por supuesto que si somos mamás en casa la lista es mucho más extensa, pero siendo ordenadas, anotando todo y balanceando lo más que podás tus días verás que es mucho más sencillo.
Yo procuro separar diariamente al menos una hora para mi y acomodar mis tareas de manera que pueda ser flexible. La flexibilidad con niños pequeños es casi que obligatorio. Asímismo si tu esposo te invita a almorzar o tu mejor amiga te dice que vayan por un café, podés decidir disfrutar tu día y pasar los pendientes para el siguiente 🙂 .
4. OLVIDATE DEL MULTITASKING
Somos mucho más eficientes si nos enfocamos en una sola tarea a la vez. En mi trabajo anterior realizamos algunos estudios y comprobamos que el hecho de distraernos en medio de una tarea nos podía tomar hasta 20 minutos lograr recuperar el hilo de lo que estábamos haciendo. Por tanto, si la tarea que necesitás hacer requiere full enfoque, te aconsejo eliminar las distracciones al máximo y trabajar enfocada, idealmente, hasta que logrés terminar tu tarea.
Ahora bien, hay tareas casi automáticas que son compatibles con el multitasking. Por ejemplo, podés escuchar un podcast mientras manejás o mientras lavás los platos. También podés hacer algunas llamadas mientras preparás el almuerzo, todo depende del nivel de enfoque que necesités.
Por otro lado, no todas las personas somos iguales. No todos funcionamos igual, no a todas horas tenemos la misma capacidad de concentración y energía. Así que es muy importante que te conozcás y observés en qué momentos del día te sentís más capaz de concentrarte en una tarea. Por ejemplo yo en las mañanas soy muy dispersa, entonces aprovecho esas horas haciendo tareas físicas: mandados, gimnasio, envíos, fotos, videos, etc. Y cuando necesito redactar, crear, contestar correos, crear propuestas, lo hago en las noches, cuando los chicos duermen y yo logro concentrarme.
También cabe mencionar que las mujeres somos cíclicas y nuestro nivel de energía varía según nuestro periódo. Conocer cómo funcionamos y escuchar a nuestro cuerpo, hace que podamos sacarle mayor provecho a las horas. Si necesitás terminar algo y estás cansada, podés hacer pausas activas, darte unos minutos afuera para recargar, tomarte algo, comer, etc, y te digo, por más que insistan en que las personas exitosas madrugan, yo a las 5am simplemente no funciono… así que es momento que cuestionemos esas afirmaciones y dejemos de creer que todos funcionamos de la misma manera.
Y PARA TERMINAR….
Te dí varias herramientas para que aprovechés mejor tu tiempo, pero si me preguntás cuál herramienta considero más importante de todas, es la visualización. Pues entre más clara estés en cómo querés que se vean tus días y cómo querés que sea tu vida en un corto, mediano o largo plazo, y, entre más detalles tengás al respecto, más fácil podrás identificar y hacer los cambios necesarios para reducir las brechas entre tu “YO” actual y tu “YO” futuro.
Por último, ser PRODUCTIVA no significa pasar muy ocupada o trabajar muchísimo. Significa que hacés un uso inteligente y óptimo de tu tiempo 🙂
Pronto te dejaré otras herramientas y tips que me sirven para ser más productiva.
Contame en los comentarios qué te ha servido para lograr ser más productiva 🙂
Un abrazo,
Ánge
